A área de automações foi pensada para casos onde precise enviar um contato para o Reev e, automaticamente, realizar alguma ação. A funcionalidade permite escolher um sistema de recebimento, configurar um gatilho para definir quais serão as condições e automaticamente, enviar o contato para um fluxo.

Passos para construção da automação

Ao clicar no botão "Criar Automação", terá acesso ao modal de criação da automação. A automação sempre terá a seguinte estrutura:

O gatilho que dispara a automação;
A condição baseada em critérios que segmentam os contatos para serem ativados ou não;
A ação definida após o gatilho e validação da condição;

Observação importante antes de Configurar a Automação

Antes de configurar a automação, é necessário integrar o CRM desejado na tela de Integrações do Reev. Essa integração conecta o Reev ao CRM e faz com que ele apareça como uma opção em " Origem " no momento de configurar a automação.

Automação com RD Station Marketing:

No RD Station, não podem existir dois Webhooks ativos ao mesmo tempo — um criado para a integração e outro para a automação.
Para que a automação funcione, você deve possuir apenas um Webhook específico para ela. Caso já exista um Webhook criado para a integração no RD Station, ele deve ser excluído antes de configurar a automação. A exclusão do Webhook da integração não causará problemas na automação.
Importante: se houver dois Webhooks no RD Station, a automação não funcionará, deve existir apenas 1 e este ser aquele criado com a URL disponibilizado na automação .

Automação com Pipedrive ou HubSpot:

Após realizar a integração na tela de Integrações, crie um Webhook diretamente na ferramenta de origem (Passo 3).
O Reev fornecerá uma URL exclusiva durante a configuração da automação. Use essa URL ao criar o Webhook no CRM de origem para que os dados sejam enviados corretamente.

Criação de Automação

Passo 1 -

Primeiramente é necessário definir o nome da automação e definir de qual integração receberá os contatos. As automações foram pensadas inicialmente para integrações de Marketing e no momento estamos com automações funcionando para Hubspot, Pipedrive, RD Station Marketing e API.

Escolher condição: Você pode selecionar até 5 propriedades de um contato para "nichar/determinar" o contato que vai passar pela automação.

EX : Se quero que todos os contatos que tem o campo Cargo preenchido com Gestor sejam inseridos em um fluxo especifico, devo selecionar como no exemplo abaixo:

ou pode deixar sem uma condição (Evento) que a automação vai puxar todos os contatos ao fluxo selecionado.

Passo 2 -

Escolher a ação desejada: Aqui você pode escolher o responsável, fluxo e o período que deseja enviar o contato. A ordem de envio respeitará a fila de responsáveis configurada na automação.

Distribuição de contatos no Reev: você pode distribuir contatos automaticamente entre diferentes responsáveis. Para isso, basta criar uma ação para cada responsável desejado. Os contatos serão distribuídos de forma sequencial, seguindo a ordem de criação das ações.

Por exemplo, o primeiro contato vai para o primeiro responsável, o segundo para o próximo, e assim sucessivamente, reiniciando o ciclo após o último responsável.

É necessário que tenha pelo menos um responsável selecionado para criar a automação.

Passo 3 -

Após criar a automação será criado um Card para a automação com um resumo do evento, ações, responsáveis e fluxos escolhidos.

No primeiro momento o Card indica que a automação está ativada, no entanto, é necessário configurar o Webhook que está pendente. Para casos onde a automação é via API , não é necessário configurar o Webhook.

Configuração de Webhook pendente:

Para configurar o Webhook é necessário copiar a URL que está no Card da automação dentro do Reev e colocar na configuração de Webhook que está dentro do sistema de integração do CRM. EX: se o CRM escolhido foi o HubSpot, precisa inseri a URL copiada na criação de Webhook dentro do sistema de integração do HubSpot.

Após inserir e configurar a URL dentro do sistema escolhido, para validar se a automação está funcionando e remover o aviso de webhook pendente, é necessário enviar pelo menos um contato para o Reev.
Após enviar o contato do sistema e o Reev receber esse contato, o card da automação indica que a configuração foi um sucesso. No mesmo lugar que ficava indicando a configuração pendente, muda para: Webhook configurado com sucesso .

Este processo é manual e é essencial para ativar a automação.

Como configurar Webhooks no HubSpot

Como configurar Webhooks no RD Station

Como configurar Webhooks no Pipedrive

Caso queira enviar outros contatos com propriedades diferentes é necessário criar outra automação, mesmo que seja do mesmo sistema.

Edição/exclusão de Automação

Para editar ou excluir uma automação é só selecionar os três pontinhos do Card. Além disso, em editar é possível remover/adicionar condições.

Exemplo de usabilidade

Evento : Quando receber um contato de origem Hubspot.

Condição : Propriedade Setor é IGUAL A Tecnologia.

Ação : Enviar para Fluxos (3 fluxos diferentes, com responsáveis distintos) automaticamente.

No exemplo acima, os contatos recebidos via Webhook serão analisados conforme a propriedade SETOR e, caso atendam às condições definidas, serão enviados para os fluxos determinados em ordem sequencial (carrossel padrão do Reev).

Regras da funcionalidade

Webhooks:

Cada automação permite apenas um Webhook .
No caso de RD Station Marketing, não podem existir dois Webhooks ativos ao mesmo tempo (um para integração e outro para automação).
Exclua o Webhook criado para a integração antes de configurar a automação.
Condições:
Cada automação pode ter até 5 condições (que devem ser atendidas simultaneamente).
É possível buscar propriedades específicas na listagem.
Operadores disponíveis para condições: IGUAL e DIFERENTE .
Ações e Gatilhos:
Apenas uma ação é permitida por gatilho.
As ações possuem condicionais de tempo: após selecionar o Responsável , é liberada a opção de Fluxo , e após selecionar o Fluxo, é liberado o campo de Período .
Períodos disponíveis: Imediatamente, Após X horas, dias, semanas ou meses.

Responsáveis:

É obrigatório selecionar pelo menos um Responsável na Ação.
SDRs ou EVs só podem criar automações para seu próprio perfil e não podem editar o campo de Responsável.
Um mesmo Responsável pode ser inserido mais de uma vez em diferentes fluxos.

Eventos:

Não é obrigatório definir uma condição para o Evento.
Correspondência de Propriedades:
Ao selecionar a origem, o sistema utiliza as configurações de Correspondência de Propriedades da integração para criar contatos. Essas configurações seguem o perfil do usuário que criou a automação.

Pipedrive:

Automações no Pipedrive utilizam Person como base, portanto, campos de negócio não são recebidos. Caso deseje utilizar esses dados, deve criar campos de Person em seu Pipedrive e corresponder nas propriedades de contato da integração.
Apenas campos de números, texto ou múltipla escolha são aceitos.
Para garantir que o Webhook funcione, deve garantir que seja criado na versão V1.

Webhooks:

Cada automação permite apenas um Webhook .
No caso de RD Station Marketing, não podem existir dois Webhooks ativos ao mesmo tempo (um para integração e outro para automação).
Exclua o Webhook criado para a integração antes de configurar a automação.

Condições:

Cada automação pode ter até 5 condições (que devem ser atendidas simultaneamente).
É possível buscar propriedades específicas na listagem.
Operadores disponíveis para condições: IGUAL e DIFERENTE .

Ações e Gatilhos:

Apenas uma ação é permitida por gatilho.
As ações possuem condicionais de tempo: após selecionar o Responsável , é liberada a opção de Fluxo , e após selecionar o Fluxo, é liberado o campo de Período .
Períodos disponíveis: Imediatamente, Após X horas, dias, semanas ou meses.

Responsáveis:

É obrigatório selecionar pelo menos um Responsável na Ação.
SDRs ou EVs só podem criar automações para seu próprio perfil e não podem editar o campo de Responsável.
Um mesmo Responsável pode ser inserido mais de uma vez em diferentes fluxos.

Eventos:

Não é obrigatório definir uma condição para o Evento.

Correspondência de Propriedades:

Ao selecionar a origem, o sistema utiliza as configurações de Correspondência de Propriedades da integração para criar contatos. Essas configurações seguem o perfil do usuário que criou a automação.

Pipedrive:

Automações no Pipedrive utilizam Person como base, portanto, campos de negócio não são recebidos. Caso deseje utilizar esses dados, deve criar campos de Person em seu Pipedrive e corresponder nas propriedades de contato da integração.
Apenas campos de números, texto ou múltipla escolha são aceitos.
Para garantir que o Webhook funcione, deve garantir que seja criado na versão V1.

A funcionalidade possui uma aba de "Envio", pois foi pensada em permitir escolher um sistema de envio além do de recebimento no futuro. Neste primeiro momento estamos trabalhando com o recebimento de contatos via Webhook. Uma próxima evolução será desenvolver a aba de envio, no qual tem o objetivo de: a partir de X automação, vamos enviar informações do contato para a integração Y.

Observação sobre reconversões em automações

Quando um contato é reconectado ao Reev por meio de integrações automáticas (como RD Station, Hubspot, Pipedrive, entre outras), isso é considerado uma reconversão . Nessas situações:

O Reev gera automaticamente uma tag de reconversão no contato;
Uma notificação de reconversão é enviada para o usuário, indicando que o mesmo lead voltou a se conectar com sua base.

Essa notificação é opcional. Se preferir não receber alertas sobre reconversões, você pode desativá-las acessando Configurações > Privacidade e marcando a opção para não receber esse tipo de aviso.

⚠️ Importante: por padrão, reconversões só são processadas se acontecerem após 5 minutos da última atualização do contato . Se o mesmo lead for reenviado antes desse intervalo, a reconversão será ignorada e nenhuma alteração será feita no Reev.

Essa é uma feature disponível apenas para os Planos Pro & Full .** Caso tenha interesse em conhecer sobre essa e mais funcionalidades destes planos, entre em contato com o responsável pela sua conta no Reev ou pelo [contato@reev.co] 😁

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Se você tiver qualquer dúvida ou precisar de assistência adicional, estamos aqui para ajudar! Entre em contato conosco utilizando o chat de suporte no canto inferior da plataforma ou envie um e-mail para contato@reev.co . 😊