A base de contatos da sua empresa é única dentro do Reev, essa área é utilizada para fazer o upload dos seus leads, mas cada usuário terá seus próprios contatos para fazer a gestão dos mesmos. Isso é pensado para, por exemplo, impedir que o mesmo lead seja prospectado por mais de um colaborador.

Você poderá inserir contatos diretamente para sua Base de contatos de duas formas distintas: Inserir manualmente ou Importar via CSV. Para isso, você deverá acessar a área de Contatos e clicar ao lado de Adicionar Contatos.

Para inserir contatos manualmente, você terá três caminhos possíveis:

Para as duas primeiras opções será disponibilizado uma espécie de formulário que ao ser preenchido com as informações do contato permitirá uma importação mais intuitiva do lead. Para a terceira alternativa será necessário preencher o quadro com os dados para cada novo contato.

A seguir você poderá acompanhar uma descrição para cada um desses procedimentos:

Ao pressionar a seta e depois a opção Adicionar manualmente, ou então, apertar diretamente o botão de Adicionar Contatos, um modal em formato de formulário surgirá para que adicione os dados de um novo contato de forma mais intuitiva.

Nessa interação é possível executar as seguintes ações:

1. Customizar campos: o usuário do tipo Gerente de Contas ou aqueles que possuem permissões para editar propriedades podem personalizar os campos que irão aparecer no momento de inserir um novo contato e também definir em qual ordem eles devem aparecer. Todos os outros colaboradores terão acesso a configuração da customizada.

É importante frisar que os campos de nome e e-mail são de preenchimento obrigatório e, por isso, não poderão ser retirados do formulário. Após selecionar os campos que deseja e organizar a ordem em que eles aparecerão no formulário, basta clicar em Salvar.

2. Organizar: o colaborador poderá, antes de criar o novo contato, definir quatro ações para este novo contato. Sendo elas: Troca de responsabilidade - para usuários Gerente de Contas ou aqueles com permissões para editar todos os contatos, enviar o contato para um fluxo e/ou para um grupo - sendo o contato e o grupo/fluxo pertencente ao mesmo usuário, e também inserir tags.

3. Criar contato: o sistema irá criar um novo contato na base com os dados preenchidos no formulário e irá fechar o modal de inserir novo contato.

4. Criar e adicionar outro: o sistema irá criar um novo contato na base com os dados preenchidos no formulário, o formulário será zerado e o usuário poderá adicionar um novo contato sem necessidade de seguir o caminho todo do início.

Para realizar esse tipo de importação você deverá clicar em Grupos na área de contatos e clique em Adicionar manualmente ao lado de Criar novo grupo.

Para realizar esse tipo de importação você deverá abrir o fluxo desejado e clicar em Opções > Editar. Em seguida, clique em +Inserir Contatos > Manualmente.

Preencha o quadro com as informações necessárias para cada novo contato seguindo a ordem de preenchimento destacada logo acima do quadro, como exemplificado a seguir.

Lembre-se de preencher uma linha para cada contato e separar as informações por vírgula. Caso seja um campo não obrigatório e que você não tenha o dado ainda mantenha o par de vírgulas. Assim a plataforma entenderá que a informação desse campo está em branco.

Para importar uma planilha CSV com os seus contatos basta seguir o caminho: Contatos > Adicionar contatos > Importar CSV.

Indicamos que seja utilizado o modelo de planilha disponibilizado, e que pode ser baixado ao clicar na frase: Baixe aqui um exemplo.

Feito isso, você deverá seguir os 4 passos abaixo:

Passo 1 - Upload: Selecione uma planilha clicando no botão Selecionar arquivo CSV.

As colunas da sua planilha devem seguir a mesma ordem das colunas da planilha modelo, lembrando que o preenchimento dos campos Nome e Email são obrigatórios. Além disso, para preenchimento do campo de Telefone e Celular será necessário o preenchimento com números, por exemplo: 00 0000-0000 ou 00000000.

Passo 2 - Validação: Confira se as colunas correspondem aos campos corretos e se a acentuação está sendo aplicada de maneira correta. Caso contrário, troque a codificação do arquivo.

Passo 3 - Organização: Ao importar novos contatos você poderá escolher o usuário que será responsável por esses contatos, definir se eles serão enviados diretamente a um fluxo, escolher se serão colocados em um grupo ou ainda se deverão receber uma ou mais tags.

Ao escolher enviar para um fluxo ou para um grupo você deverá escolher o destino digitando o nome do fluxo/grupo desejado, como mostrado a seguir:

Passo 4 - Envio para a Base: Após o preenchimento dos campos corretamente os contatos serão criados com sucesso e você poderá escolher por importar novos contatos ou visualizar a sua base de contatos.

Aqui detalharemos as principais etapas e recomendações para uma importação bem-sucedida.

O primeiro passo para importar contatos de forma eficiente é garantir que sua planilha esteja no formato correto. O Reev aceita apenas arquivos no formato CSV, e é altamente recomendável que você use a codificação UTF-8 ou ISO-8859-1 para evitar problemas com caracteres especiais.

A estrutura do CSV deve estar de acordo com os campos que você tem configurados no Reev. Seguir essa ordem é essencial para que o sistema interprete corretamente cada campo de informação do contato. Aqui vão algumas dicas importantes:

A plataforma utiliza uma ordem padronizada de informações em coluna. Essa ordem é importante pois é dessa forma que o Reev consegue interpretar o que significa cada dado de um contato.

Caso essa ordem não seja respeitada não é possível garantir que as informações do contato serão inseridas no campo certo.

Recomendamos fortemente que você enriqueça sua lista de contatos antes de realizar a importação. Isso significa que todos os dados essenciais para seu processo comercial — como e-mails, números de telefone, LinkedIn, localização e outras informações relevantes — devem estar preenchidos corretamente.

Uma vez que os contatos entram em um fluxo de cadência, eles não podem mais ser atualizados via CSV. Isso inclui preencher campos faltantes como telefone ou LinkedIn em massa. Portanto, para evitar a necessidade de edições futuras, a lista deve estar o mais completa possível antes de ser importada. Assim, você garante que os contatos estejam prontos para serem trabalhados sem problemas.

É crucial garantir que os dados estejam formatados corretamente antes de importar. Alguns campos, como E-mail e números de telefone, exigem um formato específico.

Os endereços de e-mail devem seguir o padrão correto:

Para os números de telefone, siga o formato internacional:

Nos campos Telefone e Celular só são aceitos números completos, parênteses "( )" e traço de separação de caracteres "-". Evite inserir números incompletos, pois a plataforma só permite fazer ligações para números que atendem o formato correto, caso não importe a planilha de forma correta, terá que fazer a correção manualmente em cada contato.

Se você precisar atualizar informações dos seus contatos, como o número de telefone ou outro campo, é possível fazer isso importando a planilha novamente: Como atualizar contatos em massa via CSV. No entanto, tenha em mente que:

Para evitar esse bloqueio, tenha certeza de que sua lista está completa antes de inserir os contatos no Reev.

Caso você precise adicionar uma informação em massa para vários contatos, como um campo genérico, tipo cidade ou estado, uma solução eficiente é o uso de tags.

Exemplo: Se você tiver um grupo de contatos de São Paulo, pode criar uma tag chamada "SP" e aplicá-la a todos esses contatos em massa pelo filtro de contatos. Dessa forma, você adiciona essa informação de maneira prática, mesmo que os contatos já estejam em um fluxo.

Se você está enfrentando dificuldades ao subir uma planilha CSV no Reev, abaixo detalhamos os erros mais comuns e como resolvê-los. Siga as instruções para garantir que a sua planilha seja importada corretamente.

Quando importamos contatos para o Reev por meio de uma planilha CSV, passamos por quatro etapas. A segunda etapa é chamada de Validação, e nessa tela você poderá conferir se está tudo certo com os dados e a formatação da sua planilha.

É importante lembrar que para conseguir subir a sua planilha é necessário que ela esteja no formato CSV, Comma-Separated Values. Caso você esteja trabalhando com outro formato, por exemplo o formato mais comum no Excel XLSX, será necessário converter a sua planilha para a formatação CSV.

Se no modelo de validação as informações aparecerem com a acentuação desconfigurada ou com algum erro de caracteres é possível que a codificação da planilha não esteja ajustada.

Se a sua planilha tiver campos de múltipla escolha, certifique-se de que os valores preenchidos estejam corretos. Verifique se os valores correspondem às opções configuradas no Reev.

Você poderá alterar a codificação do seu arquivo na própria tela, como mostrado a seguir:

Geralmente a codificação que funciona melhor é a ISO-8859-1, mas você poderá testar todas as opções e conferir na tela qual funcionará melhor com os seus contatos.

Além da codificação, você poderá verificar se existe algum erro nas informações que foram carregadas da planilha. Caso isso acontece aparecerá uma notificação de alerta logo acima dos dados importados.

Caso essa mensagem apareça ao fazer a importação é bastante provável que uma alteração seja feita para que você consiga subir os contatos para a plataforma com sucesso. Abaixo você encontrará alguns pontos importantes que precisam de atenção:

Caso essa ordem não seja respeitada não é possível garantir que as informações do contato serão inseridas no campo certo. Sendo que mesmo que um campo não seja utilizado é necessário que a coluna dele esteja presente na planilha.

Importante! É possível criar campos personalizados de informações de contatos, caso a sua conta seja do tipo Gerente de Contas. Os campos personalizados serão inseridos na coluna N, logo após a Variável 3.

Caso você não tenha o nome do contato, será possível preencher esse campo com uma informação genérica. Com exceção do campo e-mail, por exemplo, é possível preencher a lacuna com um ponto final.

Se alguma informação obrigatória não for preenchida será possível visualizar uma notificação em Resumo dos erros que pode ser encontrada abaixo da tabela.

O Reev utiliza a informação de e-mail como uma identidade única para o contato, de forma que cada contato precisa ter seu endereço eletrônico específico e único. Se isso não acontecer você verá a seguinte notificação:

Ao tentar subir dois contatos em uma mesma planilha com o mesmo e-mail a mensagem de erro irá aparecer, travando assim a importação dos contatos para a plataforma. Será necessário editar a planilha e alterar essa informação para subir os contatos para dentro da plataforma.

Essa opção pode ser utilizada para alterar as informações de organização do seu contato. Por exemplo inserir contatos em massa dentro de um fluxo, adicionar um grupo ou uma tag para esses contatos ou até mesmo mudar a responsabilidade dos contatos em massa, desde que eles não estejam dentro de um fluxo.

Para seguir com a ação é necessário clicar na seta verde ao lado do botão Importar CSV corrigido e então selecionar a opção Continuar e selecionar duplicados.

Caso deseja alterar aos dados de organização de seus leads é só seguir o passo a passo abaixo.

Ao importar uma planilha com contatos que já estão na base, o Reev identifica automaticamente os contatos que possuem o mesmo e-mail e atualiza suas informações com os dados fornecidos na planilha. Isso significa que, se algum campo da planilha estiver diferente ou com novas informações, o sistema fará essa atualização para você.

Ao reimportar sua planilha CSV, uma notificação com a mensagem "Seu arquivo CSV possui erros" pode aparecer. Esse alerta indica que os e-mails destacados em um retângulo vermelho já estão cadastrados na plataforma. Esses detalhes são exibidos na seção Resumo dos Erros, onde você verá que o campo de e-mails na coluna C já está em uso por alguns contatos. No entanto, esse erro não impede que você continue com a importação.

Basta clicar na seta para cima ao lado do botão Importar CSV Corrigido e selecionar a opção Continuar e Selecionar Duplicados:

Um endereço de e-mail só pode estar vinculado a um único contato na plataforma, pois o e-mail atua como a identidade do contato. Se você tentar adicionar o mesmo e-mail para diferentes contatos dentro da mesma planilha, o sistema gerará um alerta de erro e impedirá que os contatos sejam adicionados ao Reev.

Ao clicar no botão, uma janela de confirmação será aberta para que você verifique e confirme a ação:

Quando você envia novamente a mesma planilha, os contatos não são duplicados, mas sim atualizados. As informações essenciais do contato, como nome e e-mail, não podem ser alteradas, mas os dados de organização podem ser modificados.

Importante! Caso seu contato tenha um campo preenchido no Reev e na planilha deixar em branco, será atualizado como está na planilha, exemplo: O contato possui o campo LinkedIn preenchido na plataforma e em minha planilha apenas preenchi, nome, e-mail, empresa e cargo, os demais deixei em branco, então ao importar a planilha em branco, meu contato ficará com o campo LinkedIn em branco. Deve manter os campos preenchidos e apenas editar aqueles que deseja atualizar.

As informações do contato que podem ser mudadas são os dados referentes a etapa três desse processo, a etapa de organização.

As alterações possíveis no processo de importação são feitas durante a etapa de organização, na terceira fase da importação. As informações que podem ser modificadas incluem:

Nota: Ao selecionar a opção de enviar para um fluxo ou grupo, será solicitado que você escolha o nome do destino desejado digitando no campo correspondente. Além disso, não é possível selecionar fluxos ou grupos diferentes para contatos dentro da mesma planilha. Todos os contatos terão o mesmo destino.

Após confirmação, as informações dos contatos que forem alteradas referentes ao responsável pelo contato, fluxo, grupo e tags selecionadas serão atualizadas no cadastro já existente daquele lead.

Observações importantes

Se você tiver qualquer dúvida ou precisar de assistência adicional, estamos aqui para ajudar! Entre em contato conosco utilizando o chat de suporte no canto inferior da plataforma ou envie um e-mail para [email protected]. 😊