O texto abaixo foi construído para trazer as melhores práticas no uso do seu E-mail dentro da plataforma e ajudar com possíveis dúvidas.
Primeiramente, é importante reforçar que o Reev não envia e-mails, a plataforma é apenas um mecanismo através do qual nossos clientes organizam suas atividades. Os disparos continuam sendo realizados através do servidor que o cliente utiliza (Gmail, Outlook, Etc.). O e-mail é enviado assim como seria se um usuário tivesse aberto a conta de e-mail no servidor e feito a mesma ação por lá, com o diferencial de que o Reev tem interface e mecanismos para:
Criar templates e utilizar variáveis para personalização;
Executar e agendar tarefas com facilidade;
Histórico dos eventos em Timeline separada por contatos;
E outras funcionalidades.
O Reev possui historicamente mecanismos para que os envios não sejam identificados como spam, colocando intervalos irregulares entre os envios dos e-mails que são disparados em um mesmo momento. Ainda assim, entendemos que boas práticas devem ser seguidas dentro ou fora do Reev:
Aquecimento de conta/domínio
O aquecimento de e-mail refere-se à prática de enviar um número gradualmente crescente de e-mails de uma nova conta de e-mail com o objetivo de construir uma reputação positiva com provedores de e-mail e evitar filtros de spam.
Ao contrário de uma campanha de e-mail tradicional, o aquecimento de e-mail é projetado especificamente para melhorar a capacidade de entrega. Mesmo as melhores campanhas de e-mail marketing para listas altamente engajadas ainda podem ter baixas taxas de abertura e resposta. Leva apenas algumas pessoas para marcar sua campanha como spam e você pode acabar na lista negra (Blocklist).
Para usuários com novas contas e domínios, é necessário realizar o aquecimento da conta/domínio, pois caso não seja realizado, a probabilidade de serem punidos é maior. Confira aqui mais informações e como aquecer sua conta de e-mail/domínio.
Spam
Há vários motivos que podem fazer seu e-mail cair em Spam, dentro ou fora do Reev. Sendo elas:
Usuários em contas recém-criadas que iniciam disparo de e-mails com volumes incomuns;
Usuários em contas recém-criadas e domínios recém comprados com disparos de e-mails em volumes médios-altos > especialmente quando não há um crescimento "orgânico";
Usuários com baixas taxas de resposta;
Usuários com taxas de Bounce acima do comum;
Usuários que estejam recebendo muitas marcações de SPAM/report sobre os e-mails enviados (a pessoa que realizou o envio pode ter sido limitada pelo servidor mesmo para evitar punições piores);
Usuários que realizam muitos disparos utilizando um mesmo template, sem alterações na sua estrutura (assunto, corpo do e-mail, etc. > apenas variáveis não contam quando a análise é feita pelo próprio servidor);
Usuários que realizam disparos num mesmo momento;
Tentar enviar um e-mail sem template, sem nenhuma alteração ou um volume fora do normal;
Muitos disparos em um mesmo dia/limite de envios excedido.
Continuamos recomendando que os usuários estejam certos de que não terão baixo retorno, distribuam bem os disparos ao longo do dia e não ultrapassem o limite de 700 envios, sem exceder o recomendado pela maioria dos grandes servidores de e-mail.
Fora isso, customização de e-mails, disparos para listas quentes, refinar estratégias de prospecção para não ficar muito abaixo do benchmark, limpeza de listas antes de disparos para evitar altas taxas de Bounces e outras boas práticas continuam fazendo parte das nossas recomendações, mas não são de responsabilidade direta do Reev.
Blocklist
É muito comum que a inserção em Blocklist por IP ocorra baseado em análises dos servidores que movimentam e recebem as mensagens e não dos que disparam.
Quanto à inserção em uma Blocklist, entendemos que existem diversos motivos possíveis e, porém, não temos acesso direto às informações que ajudariam a diagnosticar a causa real de cada cliente.
As configurações que levam um IP a serem bloqueadas podem ser investigadas juntamente com a empresa responsável pela mesma, mas nossa recomendação é não depender de IPs que não sejam controlados pelo próprio cliente.
É prática comum em MAPs (Marketing Automation Platforms) que empresas com alto volume disparem de um servidor com IP dedicado. O uso em conjunto de um mesmo IP para a configuração do site, adicionando um domínio fora do controle da sua empresa, pode gerar inúmeros problemas, mesmo que não ocorram por más práticas do time. Desde apropriações do domínio/IP para realização de phishing e SPAM por ações de blockhats até o mau uso que leva à inserção em Blocklist.
É comum que, ao receber penalizações, os usuários que possuem um volume maior e direcionado a novos contatos, ou listas mais frias, sejam os primeiros a ver a queda. Os servidores que já marcaram um e-mail como remetente seguro não costumam bloquear novas comunicações logo de cara. Por outro lado, os times de Marketing e Vendas sofrem um pouco mais.
Teste de Entregabilidade
Quando tratamos de e-mails, devemos saber que eles são compostos por códigos e keywords que serão decifrados pelos provedores de e-mail, desde o envio pelo remetente até o recebimento pelo destinatário.
Para garantir que o destinatário vai receber o seu e-mail, é preciso estar atento a alguns pontos:
O domínio do e-mail deve ter uma reputação positiva no Inbox Placement, ou IP;
O domínio do e-mail também deve ter uma boa reputação com o provedor de e-mail de maneira geral;
Deve-se evitar o uso excessivo de HTML, CSS, frases em caixa alta, letras coloridas, frases de impacto e caracteres especiais.
A entregabilidade do e-mail nada mais é que o conjunto de análises feitas pelo provedor de e-mail para averiguar se o conteúdo do arquivo é ou não reconhecido como spam.
Para validar se seu e-mail pode ser um possível spam, você ou seu time de TI podem fazer o teste utilizando o link: https://www.mail-tester.com
Siga as instruções presentes no próprio site e use um template do Reev para realizar o teste. Quanto mais completo o template melhor será o teste!
Ou se preferir é só conferir o nosso artigo que explica de forma mais detalhada como interpretar o resultado do teste:
Sugestões Reev
Não enviar e-mails enquanto estiver em uma Blocklist;
Separar o IP de envio e revisar as configurações de DNS para não gerar dependências externas;
Investigar acessos às configurações de DNS e possíveis origens exógenas ao Blocklist, como Wordpress não atualizado para site/blog;
Realizar o aquecimento de novas contas antes de escalar os disparos no Reev;
Evitar ultrapassar os limites de 700 disparos por conta por dia e de mais de 50 e-mails por hora (o Reev já gerencia grandes concentrações de e-mail em um curto espaço de tempo para evitar bloqueios);
Limpeza das listas de contatos com metas de manter as taxas de Bounce sempre menores que 3-4%;
Aproveitar contatos quentes para garantir boas taxas de resposta, garantir que as contas de e-mail utilizadas no Reev ou em processos de Outbound realizados não façam apenas disparos frios, que diminuem muito a taxa de engajamento e podem gerar danos à reputação da conta e, em casos mais extremos, do próprio domínio;
Realização de testes de saúde do domínio ao menos de 6 em 6 meses.
Sua lista de envios precisa ter sido explicitamente aceita. Deve ser claro que a pessoa que está recebendo os e-mails deseja receber esses e-mails.
Envie e-mails para remetente não engajados com menos frequência. Uma boa regra é que remetentes ativos irão abrir ou clicar em e-mails diários pelo menos uma vez a cada 30 dias e pelo menos uma vez para mensagens semanais em um período de 90 dias.
Qualquer remente que não abriu ou clicou em um e-mail nos últimos 10 meses deve ser removido da sua lista para evitar cair em Spam.
Evitar erros de digitação no nome do e-mail.
Importante: o Reev não possui um especialista focado em configurações DNS ou de servidores de e-mail, visto que utilizamos ferramentas terceiras que são focadas nisso, mas podemos buscar informações públicas que ajudem a sua empresa.
Também pode ajudar:
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