Enquanto líder e responsável pelas entregas de toda a operação, é comum que o seu tempo disponível sempre pareça insuficiente para atender a todas as demandas no dia a dia.

Para te ajudar com a sua produtividade, vamos sugerir quais devem ser as suas prioridades quanto à análise e acompanhamento de resultados da sua equipe no Reev.

Seu primeiro passo deverá ser olhar para dois principais elementos de uma operação de pré vendas e vendas: volume de qualidade da conversão.

Observe no relatório acima o volume de contatos ativos em cada um dos estágios do funil, bem como a taxa de conversão entre eles.

Agora, responda:

Se sim, recomendamos que você procure entender como construir mais performance e faça análise de resultados para prescrever treinamento, uma vez que um bom resultado não significa que não pode ser melhorado ainda mais.

Caso não esteja, recomendamos que você descubra gargalos para a criação de fluxos e, também, inicie um processo de acompanhamento diário da sua equipe.

O acompanhamento da rotina de atividades do time no Reev todos os dias ajuda diretamente no alcance de metas do time.

Separamos abaixo um direcionamento prático e objetivo de como a liderança poderá acompanhar o time no dia a dia sem precisar dedicar um período de tempo muito longo.

Analisando a tabela de “Tarefas do dia”, você irá identificar dados que vão te ajudar a entender se alguém do time está fora do planejamento do mês. Recomendamos que você verifique o status dessa tabela, idealmente, no início e final de cada dia de trabalho.

É importante durante a sua análise diária se atentar ao volume dos seguintes dados:

Quando o volume de atividades atrasadas é constante, é indispensável avaliar se o volume de contatos trabalhado pelo responsável está adequado para a sua rotina de trabalho.

Existem alguns pontos que devem ser considerados antes de tomar uma decisão a respeito, são eles:

O principal ponto acerca de tarefas atrasadas que deve ser claro para todos no time é: não deveria acontecer.

Tarefas atrasadas implicam em:

Além disso, é indispensável analisar o volume de tarefas em atraso para colocar em perspectiva o apoio que este indicador oferece para a distribuição de leads.

Basicamente, ao conseguir identificar que o volume de tarefas está mal dimensionado em virtude de atrasos, você irá entender a melhor forma de garantir que cada pessoa do time receba o volume adequado de contatos.

O ato de postergar, adiando as tarefas para outro momento do dia ou até mesmo para um outro dia, pode levar o time a ter de lidar com as mesmas situações já expostas no item anterior, sobre os atrasos de tarefas.

Este é um recurso que deverá ser utilizado de forma consciente e em pequeno volume, portanto, cabe ao gestor conseguir acompanhar a tabela de tarefas do dia sobre as tarefas postergadas ao final do expediente para garantir que o time tem conseguido manter este tipo de tarefa com um volume mínimo e que, preferencialmente, seja justificável.

Se o time alegar que há necessidade constante de postergar tarefas em virtude do alto volume de atividades, será interessante avaliar como o time tem executado as tarefas para entender se existe alguma otimização que poderia ser feita ou se há de fato a necessidade de:

A ação de excluir uma tarefa de um contato é uma ação extremamente incomum, ou seja, um volume alto de tarefas deletadas pode indicar que existe algum ajuste importante para ser feito no planejamento de ações do time ou, ainda, uma análise equivocada por parte do responsável pela exclusão.

Em todo o caso, é fundamental conseguir identificar a situação para avaliar sobre necessidades de adequações na operação (como a criação de novos fluxos com uma estrutura de tarefas mais adequada para a realidade da equipe e/ou responsável) ou alinhamento 1:1.

Caso o líder identifique a necessidade de tratar detalhadamente as situações onde houve a exclusão, é possível utilizar o recurso de exportação de tarefas deletadas via histórico de tarefas.

Ao executar uma tarefa, o usuário tem acesso a todo o histórico de interações com o contato, bem como informações que podem ajudar o usuário a entender melhor como personalizar a sua mensagem de acordo com o último engajamento do contato e histórico de engajamento.

Além disso, quando o time executa as tarefas dessa forma, o histórico do contato também será enriquecido com gravações e transcrições das ligações, histórico da troca de mensagens via WhatsApp, comunicações que foram enviadas via e-mail e LinkedIn.

São estes os detalhes que vão continuar ajudando o responsável pelo a conduzir novas interações futuras da melhor forma possível para cada caso, aumentando as chances de melhores taxas de conversão.

Dessa forma, o recomendado é que o time sempre consiga executar ao invés de finalizar as tarefas.

Dia após dia, é indispensável que o líder consiga identificar de forma fácil e descomplicada o avanço do time em relação ao progresso das metas estimadas para a operação.

Mais do que apenas entender o avanço das metas, acompanhar esses números diariamente irá fazer com que seja possível descobrir antecipadamente quando uma ou mais pessoas do time estiver enfrentando dificuldades. Com isso, é possível aumentar as chances do time inteiro chegar no final do mês com a meta batida!

Importante: para explorar o uso deste recurso é fundamental que você já tenha configurado os perfis de meta da sua conta.

Para entender a melhor forma de configurar os perfis, você poderá se fazer as seguintes perguntas, seguido de qual a meta que deveria ser configurada caso a resposta seja positiva:

Depois disso, você poderá consultar diariamente um relatório de resumo de metas, no Analytics, similar a este exemplo:

Quer entender como identificar o potencial de aumento da performance do time de forma consistente? Existem algumas análises com os relatórios do Reev que são imprescindíveis para que você possa alcançar cada vez melhores resultados:

O primeiro ponto central sobre os dados de cada uma das pessoas do seu time sobre a tabela acima é: idealmente, você deve saber qual é o número aproximado de cada um desses indicadores.

Como? Através da projeção do dealflow da sua operação. Conforme comentamos em tópicos anteriores, se, eventualmente, você ainda não tem essa projeção definida, solicite ajuda pelo responsável pelo seu acompanhamento.

Com a projeção de dealflow definida, você saberá e pode acompanhar nessa tabela:

Se o volume de novos contatos é pertinente com a quantidade de leads que cada pessoa do time deverá receber (lembrando que o indicador de novos contatos considera não apenas o cadastro de novos registros de contatos mas, também, se o contato teve a sua responsabilidade alterada.

Se o volume de contatos ativados está de acordo com a quantidade que deveria ter sido ativada em fluxos dentro do período filtrado no relatório. Ou seja, se os SDRs do meu time tem uma meta de trabalhar com uma quantidade de 200 contatos no topo de funil ao longo de um mês, e se eu estiver fazendo uma análise da primeira semana do mês, eu devo conseguir visualizar 50 contatos ativados (em uma semana com 5 dias úteis trabalhados normalmente).

O volume de contatos ativos, por sua vez, para usuários que já estejam com a capacidade total do seu funil sendo trabalhada, devem apresentar a quantidade total de contatos que cada pessoa do time deve estar trabalhando para buscar uma conversão.

A quantidade de contatos exibida em conexões positivas e desqualificações demonstra o quão eficiente tem sido as atividades que cada pessoa do time tem executado em seus fluxos de cadência. Dessa forma, você sempre deve buscar um crescimento de conexões positivas e manter o volume de desqualificações de forma controlada.

As reuniões agendadas e realizadas por cada pessoa do time demonstram como cada pessoa tem conseguido aproveitar as conexões (sejam positivas ou desqualificações) para estabelecer compromissos com os leads através do agendamento de reuniões.

Vale ressaltar que o número de reuniões realizadas só aparece se o usuário realizou a qualificação da reunião ao executar a tarefa, reforçando novamente a importância de sempre executar as atividades diárias e não apenas finalizar.

Por fim, a quantidade de MQLs e novos clientes apresenta o indicador final de performance do time de SDRs e executivos de venda. Ambos são o desfecho esperado de tudo o que cada um deles executa no Reev. Para que você, enquanto gestor, possa ter um alto índice de confiabilidade de ambos, é muito importante garantir que esteja bem definido e claro para cada pessoa do time quando um contato deve ter o seu estágio alterado para MQL ou, no caso do executivo, para cliente.

Analisar o funil de cada uma das pessoas do time irá te ajudar a entender sobre a necessidade de revisitar o seu processo buscando melhorias em volume ou qualidade das taxas de conversão.

De que forma essa análise será possível?

Vamos utilizar como exemplo o caso de um SDR que trabalha seus contatos no Reev entre os estágios smartlead até MQL, onde ele faz a passagem de bastão para um executivo de vendas.

As taxas de conversão que temos para analisar deste SDR são:

Você não precisa se preocupar com a primeira taxa de conversão, desde que o seu SDR esteja trabalhando com a quantidade adequada de contatos ativos no estágio de prospect.

Agora, a taxa de prospect para lead demonstra o percentual de interações que o seu SDR tem conseguido com os leads no topo de funil. Essas interações, por sua vez, podem ser tanto conexões positivas como desqualificações.

Com isso, você irá identificar o quão bem a abordagem do fluxo que o SDR utiliza tem funcionado para que ele receba retornos, e não apenas os positivos.

Já a taxa de lead para MQL irá trazer visibilidade sobre o percentual de agendamentos que o SDR tem conseguido fazer após ter recebido uma interação.

Ou seja, essa taxa tem um peso muito significativo para que você possa analisar se o SDR tem conseguido fazer um excelente aproveitamento de todos os retornos que recebe na prospecção, e não apenas de retornos positivos a um agendamento.

Agora, pensando no processo de um executivo de vendas, a taxa de MQL para SQL indica o quão bem a maturidade e a urgência dos leads tem sido trabalhada pelo executivo.

Em SQL para oportunidade será possível ter visibilidade de como ele tem trabalhado o engajamento do seu funil para levar todos os seus contatos para a etapa final do processo de vendas, quando o lead já está com a proposta comercial em mãos e pronto para seguir até o fechamento de fato.

A taxa de oportunidade para cliente concentra a visão sobre o principal outbound do executivo: o fechamento de novas contas. É onde será possível identificar se todas as cadências que ele utilizou até aqui nos trouxe o desfecho esperado.

Uma boa estratégia de análise da performance dos fluxos que o seu time está utilizando começa com uma boa definição do nome dos fluxos de cadência. Se todos os SDRs do seu time estão prospectando diretores do mercado de tecnologia, é indispensável que você oriente-os a cadastrar os fluxos com o mesmo nome, p.ex: “Prospecção - Diretores TI”.

Quando você buscar este nome na tela de fluxos, irá visualizar a taxa de conversão de todas as pessoas do time em questão usando este fluxo.

Fique atento ao analisar para identificar se não existe uma discrepância grande em relação a quantidade de contatos que cada pessoa tem sendo trabalhada em seus respectivos fluxos.

Após isso, você pode levantar quais as práticas das pessoas que têm conseguido garantir os maiores volumes de taxa de conversão. Assim você garante que todas as pessoas do time estejam conseguindo entregar o melhor resultado possível.

Além disso, também é muito importante que você consiga analisar a mesma taxa de conversão mas, agora, em cada um dos templates dos fluxos de cadência.

Ao realizar essa análise, você irá conseguir chegar a algumas conclusões importantes para melhorar o desempenho da operação, como qual canal tem uma conversão melhor com essa estratégia. Dentre e-mails, ligações, mensagens de WhatsApp ou LinkedIn, qual está com o melhor e pior desempenho?

Analisando todos os templates da cadência, você também consegue levantar hipóteses acerca de outras possibilidades:

Todos são pontos que você poderá analisar comparativamente ao criar novos fluxos.

Motivos de perda são a referência mais importante para que você possa entender as maiores dificuldades de conversão de cada uma das pessoas do seu time.

Garanta que cada uma das opções de perda estejam claras para todos e, além disso, que cada perda deve ter sido trabalhada em uma tentativa de transpor a objeção antes de perder de fato o contato.

Com isso em mente, abra o relatório de motivos de perda da sua conta, faça filtro por responsáveis e entenda quais são os maiores volumes de perda em cada SDR e Executivo de Vendas.

O volume de perda “sem conexão” no estágio prospect comumente aparece como o maior volume de perdas para times de prospecção outbound. No entanto, ser comum não significa que deveria ser aceitável.

Dessa forma, determine como uma meta fazer com que o motivo de perda sem conexão seja cada vez menor em suas análises, pois isso irá significar que cada pessoa do seu time tem conseguido aumentar a taxa de conexão no topo de funil.

Perdas como “necessidade” e “sem interesse” podem esconder falhas no discurso de qualificação do time. Isso porque, uma vez que o contato em questão está dentro da sua persona, faz parte do seu ICP e tem uma dor que a sua solução poderia resolver, é provável que o responsável pela perda talvez não tenha conseguido educar o lead para entender que sim, sua solução é necessária e o lead deveria ter não apenas interesse, mas também urgência.

Você pode acessar a tabela que está abaixo do gráfico para visualizar a listagem dos contatos que tiveram essas perdas e, após isso, selecionar alguns deles para analisar o histórico e ouvir as ligações. Com isso, sua interpretação do caso será mais precisa e vai te ajudar a ser mais específico ao compartilhar feedbacks e a prescrição de treinamentos para o time.

Por fim, utilize as perdas que aparecem em maior volume para determinar treinamentos para cada uma das pessoas do time. O ideal é que você possa, inclusive, alinhar com cada pessoa em quanto tempo é esperado que os resultados de tais treinamentos também sejam refletidos na diminuição de cada uma dessas perdas analisadas.

Busque identificar padrões do comportamento da taxa de conversão dos templates de cada uma das pessoas do time em seus fluxos de cadência.

Uma vez que o seu time esteja trabalhando a customização de mensagens de e-mail, WhatsApp e LinkedIn e a taxa de conversão não esteja satisfatória, existe uma grande chance de que a qualidade de tais mensagens esteja comprometida.

Isso pode estar ocorrendo pelo fato do responsável desconhecer a melhor forma de trabalhar personalização para diferentes perfis de lead e, até mesmo, não ter domínio dos argumentos que pode utilizar em cada estratégia de abordagem.

É fundamental que neste tipo de situação seja possível propor uma revisão de discurso geral, contemplando matrizes de qualificação e objeção e quaisquer outros materiais de apoio acerca da sua solução.

As tarefas de ligação que também estejam com a taxa abaixo da expectativa também podem indicar deficiências na condução de abordagem. Aqui reforçamos novamente a necessidade já exposta anteriormente de ouvir ligações para análise detalhada do discurso.

Você já sabe que é fundamental acompanhar de forma próxima os motivos de perda do time como estratégia para prescrição de treinamento.

Agora, a ideia é retomar o olhar para este relatório com uma nova perspectiva: como podemos reduzir o número de perdas tendo como aliado a criação de novos fluxos de cadência no Reev?

E, além disso, mesmo que o contato de fato tenha sido perdido, como você irá garantir que essa não é uma perda definitiva é que essa conta será abordada novamente pelo seu time no futuro?

Para reduzir as perdas, o principal deverá ser o seguinte:

Sempre que uma das pessoas do time receber uma objeção que não seja via ligação, onde o responsável poderá imediatamente tentar utilizar um discurso para transpor a mesma, eles devem ter um fluxo de “follow-up de objeção”.

Você pode trabalhar com essa categoria de fluxo de duas maneiras:

Mas o que você deveria escolher? Depende de quanto tempo disponível você terá para criação de todas as cadências e quão caro será para a operação verificar a taxa de conversão em cada objeção específica.

A segunda opção irá trazer mais insumos sobre a eficiência do time no que tange a transposição de objeções específicas. Portanto, ela será mais adequada se você pretende se aprofundar mais no trabalho de melhorar a qualidade das suas taxas de conversão de forma geral.

Além dos fluxos para tratativas de objeção, também é fundamental que você possa atuar nos casos onde a perda foi inevitável.

Para tal, é indispensável que todos do time sempre consigam agendar contatos perdidos em fluxos de retomada agendada.

Quando não for possível o agendamento, garanta que existam fluxos de reengajamento e de recuperação para serem utilizados nestes casos.

O principal aprendizado no que tange aos fluxos e que deve estar claro para todos da operação é: um lead nunca é perdido de forma definitiva. Exceto em casos excepcionais, onde o negócio tenha sido descontinuado ou o contato tenha solicitado ativamente não receber mais abordagens da sua empresa (o que devemos evitar a todo custo utilizando abordagens que engajem de fato o seu contato e que não causem desconforto e incômodo).

Tendo isso em mente, se atente para verificar se existe um gatilho configurado para enviar para um novo fluxo contatos que sejam perdas “sem conexão” em cada um dos fluxos de cadência da sua conta.

Com este ajuste feito, você garante que se eventualmente um contato não responder nenhuma das ações do fluxo, ele será redirecionado para outra tentativa de abordagem no futuro, de acordo com o intervalo de tempo desejado e configurado no gatilho do fluxo.

O status conectado de um contato não deve ser um status no qual o contato fica estagnado. Exceto em uma situação na qual nós já finalizamos toda a operação possível com este contato e não há nenhum próximo passo que possamos definir.

Ou seja, seria aceitável um contato ficar com o status estagnado em conectado apenas se o estágio dele foi “cliente”. E isso em uma situação onde o cliente já tenha passado por um fluxo de indicação e já tenha sido conectado nele.

Pensando nisso, idealmente, o relatório de últimas conexões deverá estar quase sempre sem resultados.

Isso porque se alguma das pessoas do seu time apenas marcou o status do contato como conectado em um fluxo e não determinou o próximo passo, como vamos conseguir avaliar se este contato teve algum desfecho positivo ou negativo após a conexão?

Vejamos este exemplo:

Um SDR marca o status do contato como conectado em seu fluxo de prospecção e a última informação do histórico do contato é um comentário do SDR alegando que “o lead tinha muita pressa, demonstrou interesse em saber mais sobre nós mas pediu para que eu retornasse mais tarde.”

Como vamos saber se o SDR de fato conseguiu ligar para o lead mais tarde no mesmo dia? Ou como o próprio SDR irá lembrar que precisa ligar para o lead mais tarde, se uma vez que o contato foi conectado ele não está mais no fluxo? Além disso, se ele não conseguir falar com o lead ligando mais tarde, quantas vezes mais ele deverá ligar ou tentar contato por outros canais antes de considerá-lo como uma perda sem conexão?

Portanto, seria indispensável que este SDR tivesse um processo para seguir. Ele poderia, nesse caso, ter conectado e colocado como um próximo passo enviar ele para um novo fluxo. Este novo fluxo poderia ser um “follow-up de conexão”.

Dessa forma, o SDR garante que vai ter uma nova sequência de atividades para fazer e garantir que irá manter o engajamento com o lead.

Também será possível identificar o quão assertivo esse tipo de “follow-up secundário” tem sido eficiente, uma vez que ele poderá acompanhar a taxa de conversão do seu fluxo de follow-up de conexão.

Um contato conectado sempre deverá ter um próximo passo definido.

Seguindo a mesma lógica, o relatório de contatos pendentes é outra visualização na qual esperamos não encontrar nenhum registro.

Mas, neste caso, a situação é ainda mais preocupante se houverem muitos contatos na listagem.

Isso porque um contato com status pendente é um contato que teve uma resposta de e-mail registrada e não houve uma definição de próximo passo em seu histórico.

O que certamente é altamente problemático pois esconde, na maioria das vezes, duas situações que queremos evitar de qualquer forma:

É mais provável que a maior parte das situações estejam concentradas no primeiro caso, no entanto, isso não reduz o quão prejudicial esse tipo de comportamento poderá ser para o responsável.

Já esclarecemos ao falar sobre conectado que um contato sem próximo passo definido atrapalha a produtividade do time e a visibilidade da operação.

Em muitas situações, se esses casos se tornam a regra e não a exceção, os indicadores da conta como um todo acabam sendo extremamente prejudicados. O contato já pode ter convertido para outros estágios ou até mesmo ter sido perdido, mas não será possível identificar se não houver um processo.

O papel do líder, em situações de contatos conectados e pendentes sem próximo passo definido, sempre deverá ser o de abrir o canal de comunicação com o time para entender com a ajuda do time em qual fluxo de cadência eles acreditam que o contato deveria ser inserido como um próximo passo após ter sido conectado ou ficar como pendente.

A partir dessa conversa, teremos duas principais saídas:

1- Se o fluxo já existe, entender porque o responsável ou responsáveis não têm conseguido lembrar de inserir o contato no novo fluxo ao conectar / responder o lead

Neste tipo de situação, é possível que talvez um pequeno ajuste no título do fluxo para

um nome mais acionável para o time já possa ajudar.

2- Se o fluxo não existe, entender qual seria uma estrutura ideal (quantidade de etapas, canais de comunicação, intervalo entre etapas) e começar a utilizá-lo em próximos casos.